Chef(fe) de Projet Evénementiel

Mazarine est une agence de communication globale qui accompagne les marques dans la construction de leur image et de leurs expériences, du conseil stratégique à la production de contenus, en passant par le digital, le branding et les activations.

Mazarine Experience entité du groupe, est une agence créative et de production dédiée aux événements spéciaux dans l’univers du luxe et de la mode, aux expériences VIC, dîners exclusifs, showroom & évènements presse, pop-up. Pop-in, concepts de vitrines en France et à l’internationale (Paris, New York, Dubaï, Milan, Shanghai)

Nous recherchons un(e) Chef(fe) de Projet.

MISSIONS PRINCIPALES

1.Relation client & conception

· Recueillir et analyser les briefs clients afin de concevoir des propositions événementielles sur-mesure, en phase avec les codes et exigences de l'univers du luxe.

· Être l'interlocuteur(trice) privilégié(e) du client à chaque étape du projet : animer les réunions, assurer les présentations et rédiger les comptes rendus.

· Élaborer les bilans de projets et recueillir les debriefs clients en vue d'une amélioration continue.

2. Pilotage & coordination de projet

· Définir et piloter la timeline globale du projet en intégrant les phases de création, production et validation, afin de garantir le respect des délais.

· Planifier et coordonner l'ensemble des tâches, en anticipant les aléas d'organisation et de budget tout au long du processus.

· Assurer l'interface quotidienne entre le client, les équipes créatives et les équipes de production, garantissant une transmission fluide de l'information.

3. Production & logistique

· Piloter la logistique dans son intégralité : sélection des lieux et prestataires (traiteur, décoration, technique son & image, hôtesses…), gestion de l'installation, création des supports d'information.

· Effectuer des repérages terrain en amont avec les clients et/ou fournisseurs.

· Être présent(e) le Jour J pour orchestrer les opérations, gérer les imprévus et assurer la satisfaction client.

4. Reporting & management

· Réalisation des budgets prévisionnels et suivi budgétaire tout au long des projets

· Montage de la grille budgétaire client (structuration des postes, chiffrage, présentation)

· Reporting financier régulier en interne (état des dépenses, analyse des écarts, alertes)

· Encadrer un(e) alternant(e) : définition des missions, fixation des objectifs et accompagnement dans sa montée en compétences.

· Assurer un reporting régulier auprès de la Directrice Exécutive.

PROFIL RECHERCHÉ

Formation supérieure en événementiel, communication ou commerce (Bac +4/5). Vous justifiez d'une expérience de 2 à 3 ans minimum dans la gestion de projets événementiels, idéalement au sein d'une agence ou d'une Maison de luxe.

Compétences techniques

· Maîtrise de la gestion de projet événementiel de A à Z (brief, production, logistique, budgeting).

· Solide connaissance de l'écosystème prestataires du secteur luxe/événementiel.

· Très bonne maîtrise des outils bureautiques (Pack Office, outils de planification).

· Anglais courant indispensable — écrit et oral — pour la gestion de clients et partenaires internationaux.

Qualités personnelles

· Rigueur exemplaire — c'est votre signature : zéro détail ne vous échappe, de la phase de conception au J+1.

· Organisation sans faille : vous gérez plusieurs projets en parallèle avec méthode et sérénité.

· Flexibilité et agilité : vous savez vous adapter à des environnements changeants, des deadlines serrées et des clients exigeants.

· Excellent sens relationnel et posture client irréprochable, à la hauteur des standards du luxe.

· Esprit d'équipe, sens des responsabilités et goût pour le management.

· Résistance au stress et capacité à prendre des décisions rapides en situation d'urgence.

ENGAGEMENT RSE

Chez Mazarine Experience, la responsabilité sociale et environnementale est une conviction profonde, intégrée à la conception même de nos projets. En tant que Chef(fe) de Projet, vous êtes un acteur(trice) de cet engagement au quotidien :

· Éco-conception événementielle : privilégier des prestataires engagés (labels RSE, circuits courts, matériaux recyclables ou réemployables) et proposer systématiquement des alternatives durables dans vos recommandations.

· Mesure de l'impact : contribuer au suivi de l'empreinte carbone des événements (transport, énergie, déchets) et participer à la mise en place d'indicateurs de performance environnementale.

· Sensibilisation clients : accompagner nos clients dans l'intégration de pratiques responsables, en valorisant les options durables sans compromis sur la qualité et l'excellence attendues dans le luxe.

· Inclusion & diversité : veiller à l'équité dans la sélection des prestataires et à la représentativité dans la composition des équipes terrain.

· Ancrage local : favoriser, dans la mesure du possible, les fournisseurs et talents locaux pour chaque projet, en France comme à l'international.