Bij Kilo Kilo maken we de droom van iedere vintage kleding liefhebber werkelijkheid. Dagelijks zijn we vastbesloten de wereld van fast fashion op zijn kop te zetten. Waarom iets nieuws kopen, als er nog zoveel moois te hergebruiken is. Al deze pre-loved kleding verkopen we in onze winkels door het hele land. Per kilo, al had je dat vast al geraden. 

We zijn per direct op zoek naar een ervaren HR en Office Coördinator om ons hoofdkantoor in Utrecht te versterken. 

Wat ga je doen?

Als HR en Office Coördinator vervul je een dubbele ondersteunende en coördinerende rol. Je combineert mensenkennis met organisatietalent. Als eerste aanspreekpunt voor medewerkers ben je warm en regel je alles strak. Van contracten tot koffievoorraad. 

Jouw taken:

• Twee keer per jaar organiseren van een personeelsfeest.
• Eerste aanspreekpunt voor medewerkers en leidinggevende. 
• Zorgen voor attenties bij lief en leed: verjaardagen, ziekte, zwangerschap etc.

Werving en onboarding

• Beheren van personeelsdossiers en contracten
• Coördineren en uitvoeren van het werving en selectieproces.
• Beheren van budgetten met betrekking tot werving
• Ondersteunen in het selectieproces.
• Het voeren van sollicitatiegesprekken. 

Verzuim & Vitaliteit 

• Contact onderhouden met externe partijen (ArboNed, Verzekeraars, Pensioenfonds). 
• Zorgen voor correcte uitvoering van de Wet verbetering poortwachter.
• Ondersteuning bij re integratie. 
• Signaleren en analyseren van kort- en langdurig verzuim
• Registreren en verwerken van verzuim
• Managers informeren bij frequent verzuim. 

Personeelsadministratie

• Verantwoordelijk voor het coördineren van vaste uren-aanbiedingen en naleving van de Wet Arbeidsmarkt in Balans (WAB). 
• Beheren van contracten, verwerken van contractverlengingen en beëindigingen. 
• Coördineren van de administratieve offboarding.
• Ondersteuning bij de uitvoering en verwerking van het MTO. 
• Signaleren van afwijkingen in uren of verlof en dit doorgeven aan de juiste partijen. 

Office management

• Eerste aanspreekpunt op kantoor.
• Beheren van kantoorvoorraad (koffie, papier, hardware, etc.).
• Contact met leveranciers zoals schoonmaak, IT, en onderhoud.
• Bijhouden van sleutels, laptops, telefoons, NS-abonnementen en toegangssystemen.
• Ondersteunen bij interne teamdagen en vergaderingen.
• Zorgen dat het kantoor netjes, veilig en prettig werkt.
  

• Je hebt minimaal 5 jaar ervaring in een (brede) HR functie. 
• Minimaal MBO + werk- en denkniveau.
• Nederlands is je moedertaal (of je spreekt het vloeiend). You are fluent in Dutch.
• Je bent organisatorisch sterk en kan focus houden op het grote geheel. 
• Je neemt initiatief en bent communicatief sterk. 
• Je woont in Utrecht of directe omgeving.

• Salaris volgens cao Retail Non-Food, schaal G.
• Jaarcontract met uitzicht op verlenging.
• Flexibele werktijden in overleg.
• Een werkomgeving waarin je jezelf kunt zijn. 

Ben jij na het lezen van deze vacature helemaal enthousiast? En zie je jezelf al in onze kantoortuin flaneren? Stuur dan jouw cv en motivatiebrief naar [email protected] onder vermelding van "sollicitatie hr en office coordinator". ❤️

De sluitingsdatum van deze vacature is 11 november 2025. We streven ernaar om na de sluitingsdatum alle sollicitanten binnen 5 werkdagen een reactie te geven!