Gestionnaire administratif et financier (H/F)
Université de ToulonFrance1 day ago
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À propos de nous
Pluridisciplinaire hors santé, l’université de Toulon propose plus d’une centaine de formations, à vocation générale ou professionnelle, dans des champs multiples. Elles permettent d’accueillir chaque année, sur 3 campus (Toulon, La Garde et Draguignan), plus de 10 500 étudiants aux profils variés dans un environnement à taille humaine mettant la priorité sur l’accompagnement, la réussite et les relations avec les acteurs socio-économiques du territoire. La politique scientifique de l’université intègre la nécessité de maintenir un adossement recherche de qualité à l’ensemble des formations. Forte de plus de 1000 collaborateurs dont 514 personnels BIATSS, l’université de Toulon est liée par un contrat d’association avec Aix-Marseille Université qui favorise son autonomie, son rayonnement et le portage de projets partagés d’intérêt commun. L’université de Toulon déploie sa stratégie de développement autour d’un axe identitaire, « Sociétés méditerranéennes et sciences de la mer », en prenant appui sur trois pôles thématiques : « Echanges et sociétés en Méditerranée », « Information, numérique et prévention », « Mer, environnement et développement durable ».
Mission
L'université de Toulon recrute un gestionnaire administratif et financier (F/H) au sein de la direction des relations internationales (DRI)- Poste pérenne, à temps complet, ouvert aux fonctionnaires ou dans le cadre d'un CDD.
Le gestionnaire administratif et financier assure la gestion administrative, budgétaire et financière de la Direction des relations internationales (DRI) composée de 8 agents administratifs et d’1 enseignant.
Possibilité de travailler en dehors des heures de bureau
Encadrement : Oui
Informations Complémentaires
Catégorie et corps : B - Technicien
Emploi-type REFERENS III : Technicien-ne en gestion administrative - J4C42
Structure d'affectation et localisation : Direction des relations internationales (DRI) - Campus de la Garde
Hygiène et sécurité : Travail sur écran >4H par jour
Emploi côté RIFSEEP groupe 2 du corps des TECH
Rémunération nette mensuelle avant prélèvement à la source pour CDD : 1 556 €
Date de prise de fonctions souhaitée : 05/01/2026
Date de fin de contrat pour les agents contractuels : 31/08/2026 avec possibilité de renouvellement
Profil
Diplôme minimum requis pour un agent contractuel : Baccalauréat
Connaissances
Référence de l'offre : 3ji4qv6gjx
Pluridisciplinaire hors santé, l’université de Toulon propose plus d’une centaine de formations, à vocation générale ou professionnelle, dans des champs multiples. Elles permettent d’accueillir chaque année, sur 3 campus (Toulon, La Garde et Draguignan), plus de 10 500 étudiants aux profils variés dans un environnement à taille humaine mettant la priorité sur l’accompagnement, la réussite et les relations avec les acteurs socio-économiques du territoire. La politique scientifique de l’université intègre la nécessité de maintenir un adossement recherche de qualité à l’ensemble des formations. Forte de plus de 1000 collaborateurs dont 514 personnels BIATSS, l’université de Toulon est liée par un contrat d’association avec Aix-Marseille Université qui favorise son autonomie, son rayonnement et le portage de projets partagés d’intérêt commun. L’université de Toulon déploie sa stratégie de développement autour d’un axe identitaire, « Sociétés méditerranéennes et sciences de la mer », en prenant appui sur trois pôles thématiques : « Echanges et sociétés en Méditerranée », « Information, numérique et prévention », « Mer, environnement et développement durable ».
Mission
L'université de Toulon recrute un gestionnaire administratif et financier (F/H) au sein de la direction des relations internationales (DRI)- Poste pérenne, à temps complet, ouvert aux fonctionnaires ou dans le cadre d'un CDD.
Le gestionnaire administratif et financier assure la gestion administrative, budgétaire et financière de la Direction des relations internationales (DRI) composée de 8 agents administratifs et d’1 enseignant.
- Assurer la gestion administrative :
- Rédiger des actes administratifs : décisions, compte rendu de réunion et de commission
- Participer à la rédaction des conventions de partenariats nationaux et veiller à leur exécution
- Rédiger des dossiers de demande de subvention
- Suivre des contrats et des projets subventionnés : respect des calendriers, contrôle de la qualité d'exécution des projets
- Rédiger des bilans d'activités et des enquêtes ministérielles et européennes (MESR, ERASMUS+)
- Veiller au calendrier des instances décisionnaires
- Participer à l'organisation d'évènements universitaires : évaluation des besoins, organisation et contrôle de la logistique
- Évaluer les besoins matériels de la Direction, y compris pour l’installation du personnel
- Gérer les stocks et les dossiers logistiques
- Assurer la gestion budgétaire :
- Participer à l'élaboration du budget annuel et au suivi de l'exécution budgétaire
- Préparer les ajustements budgétaires et les travaux de fin d'exercice
- Contrôler régulièrement le budget avec la DFACI
- Gérer les budgets liés aux bailleurs de fonds : Erasmus+, MESR, CVEC, autres subventionneurs
- Gérer des budgets sur projets : contrat d'objectif, de moyens et de performance de l'UTLN, autres appels à projets
- Assurer la gestion financière :
- Saisir des commandes d'achat et contrôler les engagements sur le logiciel de gestion comptable SIFAC
- Contrôler les pièces justificatives des dépenses et recettes
- Contrôler la conformité des opérations avec la politique achat et les règles comptables de l'établissement
- Contrôler et enregistrer les états de services faits
- Saisir des commandes de vente et des objets de gestion recettes (demande de titre de recette d'avance, de reversement sur commande de vente, annulation ou réduction de recettes, liquidation directe)
- Se coordonner avec l'agence comptable (service facturier, dépenses, recettes) et la DFACI (budget, marchés)
- Gérer la carte achat
- Participer à la gestion des ressources humaines :
- Saisir les heures de l’enseignant sur SAGHE et participer à la gestion des contrats de l'enseignant FLE
- Aider au secrétariat pédagogique de l'enseignant de FLE: contrôle des plannings de formation et des heures d'enseignement, enregistrement sur HYPERPLANNING.
- Encadrer des emplois étudiants, service civique, volontaire européen et stagiaire : saisie des heures (GEHENNE,SOPRANO), édition de l'état des services faits, mise en paiement des heures, contrôle des emplois du temps.
- Valider les ordres de missions sur le logiciel NOTILUS FCM
- Contrôler les justificatifs des missions
Possibilité de travailler en dehors des heures de bureau
Encadrement : Oui
Informations Complémentaires
Catégorie et corps : B - Technicien
Emploi-type REFERENS III : Technicien-ne en gestion administrative - J4C42
Structure d'affectation et localisation : Direction des relations internationales (DRI) - Campus de la Garde
Hygiène et sécurité : Travail sur écran >4H par jour
Emploi côté RIFSEEP groupe 2 du corps des TECH
Rémunération nette mensuelle avant prélèvement à la source pour CDD : 1 556 €
Date de prise de fonctions souhaitée : 05/01/2026
Date de fin de contrat pour les agents contractuels : 31/08/2026 avec possibilité de renouvellement
Profil
Diplôme minimum requis pour un agent contractuel : Baccalauréat
Connaissances
- Connaissance des modes de fonctionnement des universités
- Techniques d’élaboration de documents administratifs
- Connaissance des règles et techniques financières
- Techniques d’accueil téléphonique et physique
- Culture internet
- Langue anglaise : B1 (cadre européen commun de référence pour les langues)
- Savoir organiser, planifier et prioriser ses tâches dans un calendrier complexe
- Rédiger des documents, rapports, synthèse, notes de cadrage et assurer leur présentation
- Conseiller et aider à la décision : accompagner la direction dans l’analyse des dossiers
- Maitriser les outils bureautiques et être à l’aise dans l’utilisation des plateformes administratives universitaires (Apogée, SIFAC, Hyperplanning, SAGHE, Notilus)
- Travailler en équipe
- Rigueur, sens de l’organisation, capacité à prioriser
- Adaptabilité
- Aisance relationnelle
- Esprit d’analyse et capacité à prendre des décisions
- Discrétion et sens de la confidentialité dans le traitement des données sensibles
- Ouverture interculturelle et curiosité à l’international
Référence de l'offre : 3ji4qv6gjx
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