Wer Wir Sind

Heidrick & Struggles ist ein führender globaler Anbieter von Leadership-Advisory- und On-Demand-Talentlösungen und unterstützt die weltweit führenden Unternehmen dabei auf Senior Level zukunftsfähige Führungskräfte und Organisationen zu entwickeln. Als strategischer Partner für unsere Kund:innen arbeiten wir eng mit diesen zusammen.. Dabei vereinen wir unsere Services in den Bereichen Executive Search, Diversity & Inclusion, Leadership Assessment & Development, Organizational & Team Acceleration, Culture Shaping und On-Demand-Talentlösungen.

Heidrick & Struggles (H&S) hat den Bereich Executive Search vor mehr als 70 Jahren geprägt. Heute bietet das Unternehmen integrierte Talent- und Human-Capital-Lösungen an, um gemeinsam mit unseren Kunden eine Welt zu gestalten, die von besserer Führung geprägt ist Weitere Informationen findest Du unter www.heidrick.com.

Was Wir Tun

Heidrick Consulting (HC) fungiert als Leadership-Advisory-Einheit des Unternehmens. Wir sind ein Team, das sich leidenschaftlich dafür einsetzt, eine besser geführte Welt zu ermöglichen.

Die Rolle des Senior Project Coordinators umfasst die Projektkoordination sowie verschiedenste organisatorische Aufgaben für mehrere Kund:innenaccounts und Projekte.

Als Senior Project Coordinator übernehmen und steuerst Du den vollständigen Projektlebenszyklus kleiner bis mittelgroßer Projekte oder arbeiten mit Project Managern zusammen, um Deliverables umzusetzen und Engagements zu steuern.

Du arbeitest gerne im Team, schaffst Ergebnisse, koordinierst Meetings, hältst Prozesse aufrecht und steuerst den täglichen Arbeitsablauf. Die Rolle umfasst sämtliche Deliverables eines Client Engagements und eignet sich für eine Person mit klarem Sinn für Organisation und Struktur, ausgeprägtem Zahlenverständnis, und herausragenden Fähigkeiten im Beziehungsmanagement.

Die Position ist als Elternzeitvertretung mit einem möglichst frühen Eintrittstermin ausgeschrieben und befristet bis Ende März 2027, mit der Perspektive auf eine unbefristete Weiterbeschäftigung.

Aufgabenbereiche der Rolle:

Client Impact & Engagement

• Eigenständige Betreuung des gesamten Projektlebenszyklus kleiner bis mittelgroßer Projekte im internen und Kundenkontext in Zusammenarbeit mit der Projektleitung
• Verantwortung für die Projektkoordination sowie verschiedene administrative Aufgaben für mehrere Kund:innenaccounts/Projekte.
• Unterstützung des Project Managers bei größeren Projekten, inkl. Einrichtung und Steuerung des Engagements mit dem PMO des Kunden (Teilnahme an Meetings, Task-Management, proaktives Erkennen möglicher Risiken im Projektablauf).
• Erstellung und Pflege von Projektplänen sowie Tracking des Arbeitsfortschritts mit dem Account-Team.
• Bereitstellung von Projekt- und technischem Support für interne und Kunden-teams.
• Operative Steuerung der zugewiesenen Engagements im Tagesgeschäft, inkl. Projekt- und Finanzreporting.
• Verständnis von kommerziellem Management und Margensteuerung vom Setup bis zur finalen Auslieferung.
• Rechtzeitiges eskalieren erfolgsrelevanter Themen.
• Administration der Engagements sowie Unterstützung beiUmfragen/Assessments.
• Formatierung, Erstellung und Zusammenstellung von Engagement-Dokumenten und -Materialien.

People

• Durchführung von Trainings für neue Mitarbeitende im Project-Management-Team.
• Zusammenarbeit mit dem Team zur Sicherstellung der Qualität von Deliverables.
• Kooperation mit anderen Unternehmensbereichen und angemessene Delegation an Project Coordinators und Project Administrators.

Firm Building

• Führung des Teams bei der Entwicklung von Best Practices.
• Aufbau von Beziehungen zu Teammitgliedern, internen Funktionen und Kund:innen.
• Identifikation und Durchführung interner Prozessverbesserungen und Best Practices.
• Steuerung der Erstellung von Proposals und der RFP-Prozesse, einschließlich Zeitplan- und Kostenverantwortung.

Knowledge

• Führung des Project-Management-Teams bei der Anwendung von Projektmanagement-Methoden und Best Practices.
• Identifikation und Umsetzung von Prozessverbesserungen mithilfe von Projektplanung und Einführung neuer oder optimierter Prozesse.
• Nutzung verschiedener Softwaretools zur Unterstützung der Kund:innenprojekte.
• Verständnis von Engagement-Profit-und-Loss.
• Sicherer Umgang mit Excel, PowerPoint, Word und Projektmanagement-Software.
• Rolle als Champion für Projektmanagement-Prozesse und Tools.
• Professionelles Stakeholder-Management.

Grundqualifikationen:

• Mindestens 3–4 Jahre Erfahrung in der erfolgreichen Steuerung kleiner bis mittelgroßer Projekte unter begrenzt fachlicher Anleitung
• Nachweisbare Erfolgsbilanz bei der Durchführung erfolgreicher Projekte ohne enge Anleitung.
• Fundiertes Verständnis von diversen Projektmanagement-Methoden sowie Fähigkeit zur Erstellung kompakter Projektpläne für interne oder externe Projekte.

Bevorzugte Qualifikationen:

• Hochschulabschluss bevorzugt.
• Ausgezeichnete Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Hervorragende Client-Service-Fähigkeiten: klare Kommunikation, umfassendes Service- und Produktverständnis, schnelle Reaktionsfähigkeit, Fähigkeit zur Problemlösung mit gelegentlicher Unterstützung.
• Sehr gute Detailgenauigkeit sowie Organisations-, Planungs- und Zeitmanagementfähigkeiten; zuverlässig beim Einhalten auch enger Deadlines sowie beim parallelen Arbeiten an mehreren Projekten in einem schnelllebigen Umfeld.
• Flexibel mit „Can-Do“-Mentalität und Begeisterung für exzellente Delivery.
• Proaktives und logisches Denken mit kreativer und kollaborativer Problemlösungsfähigkeit.
• Gute Kommunikations-, Verhandlungs- und Zahlenkompetenzen.
• Fähigkeit, gut im Team zu arbeiten und Aufgaben angemessen zu delegieren.