Für unseren Kunden F. Hoffmann - La Roche AG suchen wir ein dynamisches Teammitglied für eine spannende Position:

Project Document Manager

F. Hoffmann - La Roche Ltd. / Basel

Hintergrund:

Die F. Hoffmann-La Roche AG transformiert einen strategisch entscheidenden Teil des Hauptsitz in Basel in ein zukunftsweisendes und hochmodernes Areal. Dieses mehrjährige Grossprojekt sichert nicht nur den langfristigen Erfolg des Standorts, sondern definiert auch neue Massstäbe für innovative Infrastrukturen und städtebauliche Integration. Im Rahmen dieser umfassenden Transformation wird das Areal durch den Rückbau älterer Bauten und den Neubau wegweisender Strukturen völlig neu und zukunftsorientiert gestaltet. Es handelt sich dabei um ein langfristiges Bauprojekt.

Der Project Document Manager ist ein zentrales Mitglied des Projektteams und verantwortlich für die Definition, Implementierung und Überwachung aller projektspezifischen Dokumentations- und (je nach Anforderung) GMP-relevanten Prozesse und Systeme. Die Rolle stellt die Verfügbarkeit, Qualität und Integrität der gesamten Projektdokumentation über den gesamten Projektlebenszyklus sicher.

Der oder die perfekte Kandidat:in: hat einen kaufmännischen Abschluss und sollte eine selbstständige, strukturierte Arbeitsweise mitbringen, ergänzt durch hohe Team- und Kommunikationsfähigkeit. Die Hauptverantwortung liegt in der Verwaltung und Überwachung der Projektdokumentation nach den Roche-Richtlinien, der Entwicklung und Aktualisierung des Project Document Controls Plans (PDCP) sowie der Implementierung von Dokumentenmanagement-Systemen (wie PKM, Elvis). Essenzielle Voraussetzungen sind sehr gute Deutschkenntnisse (C1) und gute Englischkenntnisse (B1), fundierte Kenntnisse der MS Office- und Google-Umgebung.

Allgemeine Informationen:

• Startdatum: asap
• Spätestmögliches Startdatum: 1.3.26
• Geplante Dauer der Anstellung: 1 Jahr
• Verlängerung (bei Befristung): Ja
• Arbeitsplatz: Basel
• Workload: 80%-100%
• Home Office: nach 3 Monaten Einarbeitung möglich

Aufgaben & Verantwortlichkeiten:

• Verantwortlich für das Management und Monitoring der Projektdokumentation. Einhaltung und Durchsetzung der Roche-Richtlinien und -Verfahren für Dokumentation.
• Entwicklung und Aktualisierung des Project Document Controls Plans (PDCP) und relevanter Teile des Projekthandbuchs (PHB).
• Implementierung der Projektdokumentenmanagementverfahren und -systeme.
• Festlegung und Pflege elektronischer Dokumentenmanagement-Workflows (z.B. über PKM/ DocuSign und/oder Elvis).
• Aktives Betreuen und Support der Projektdokumentations- und Kollaborationsplattformen (z.B. PKM , Elvis, GDrive).
• Bearbeitung, Kontrolle, Sicherstellung und Einhaltung der Dokumentenqualität im Dokumenten-Management-Prozess.
• Archivierung von Dateien und Gewährleistung des Zugriffs auf notwendige Dokumente für alle Teammitglieder.
• Bei Bedarf Assistenz Aufgaben.

Must Haves:

• Kaufmännischer Abschluss (Kein Masters oder PhD)
• Verständnis im Projektmanagement / Bau von Vorteil
• Selbstständige und strukturierte Arbeitsweise
• Teamfähigkeit und Kommunikationsstärke
• Fähigkeit, Prozesse und Systeme weiterzuentwickeln
• Gute Deutsch (C1) - und Englischkenntnisse (B1) in Wort und Schrift
• Gute Kenntnisse in MS Office und Google Umgebung
• Administrative Kompetenzen gemäss allg. ROCHE-Reglementen