YOU’RE THE ONE IF

• je was de persoon die de planner, klasagenda, verjaardagslijstjes én examenroosters combineerde en die excel-bestanden hadden tabs én kleurcodes, for fun, not for show
• je hebt ooit vrijwillig een kast, Dropbox of agenda van iemand anders geordend (and that felt gooooooddd
• je krijgt kippenvel (the satisfying kind) van alles wat klopt: dossiers, data, facturen, payroll
• je houdt ervan alles netjes te documenteren
• collega’s kiezen jou spontaan als “waar vind ik dit?”-persoon
• je helpt graag, maar je bewaakt duidelijke grenzen
• je hebt nul stress met vertrouwelijke info
• je staat stevig genoeg om deadlines, policies en afspraken te bewaken en herinnert collega’s liefdevol aan deadlines, desnoods met GIFS, memes of CAPSLOCK

TASKS

People Administration

• end-to-end onboarding: contracten, materiaal, systemen, planning
• personeelsdossiers beheren en updaten (att esten, verzuim, verzekeringen)
• wijzigingen en payroll-input verwerken via SD Worx
• afwezigheden, ziekte en verlof administratief opgevolgd krijgen
• basis HR reporting en opvolglijstjes doen (starten, stoppen, opleidingen, …)
• rekruteringsondersteuning: cv’s screenen, interviews inplannen, opvolgen

HR Process & Policy Execution

• bestaande policies helpen toepassen, communiceren en opvolgen (remote work, mobiliteit, benefi ts, …)
• beleid helpen verfi jnen op basis van interne nood / wetgeving (niet uitvinden, wel slim bijsturen indien nodig)
• jaarlijkse ritmes mee trekken: feedback, bonus uitrollen, documenten hernieuwen
• vertrouwenspunt voor praktische vragen (geen coach, wel helpdesk met hart)

Operations & Internal Support

• facturen voorbereiden + betalingen coördineren met boekhouder
• leveranciers en off ice diensten opvolgen (cleaning, snacks, lunch, …)
• planning en organisatie van teamdagen, off -site admin, reservaties
• agenda’s en meeting flows voor board/advisory structureren

Manusje-van-alles mindset

• Customer Care mogelijks 1 à 2 dagen/week ondersteunen, voor de afwisseling, of gewoon omdat in een scale-up je soms moet bijspringen links en rechts
• niet bang om handen uit de mouwen te steken in het magazijn als de nood hoog is

SKILLS

• ervaring in HR admin / off ice management / payroll support
• nauwkeurig, georganiseerd en procesdenker pur sang
• bent niet bang om te zeggen “missing info — kom aub terug”
• kan vlot schakelen tussen taken & prioriteiten
• Nederlands en Engels are on point
• digitale tools schrikken je zeker niet af, integendeel (SD Worx, Notion, Google Workspace, Shopify basics, Gorgias)

OFFER

• een brede rol met impact op mensen én business
• veel verantwoordelijkheid, zonder corporate ruis
• ruimte om bestaande processen slimmer te maken
• collega’s die graag lachen én aanpakken
• competitief loon + voordelen
• een scale-up waar dingen vooruitgaan en jij zichtbaar mee bouwt

PRACTICALITIES

• locatie: Nazareth Prijkels(min.80 % onsite)
• fulltime
• Start: as soon as you’re ready to rock
• chair your interest & mail [email protected]