استشاري تنسیق إداري

عن الشركة

نحن نبحث عن استشاري تنسيق إداري ذو خبرة جيدة، ويجب أن يكون لديه مهارات اللغة العربية (تحدثاً وكتابة وقراءة)، ويفضل أن يكون في قطر.

عن الدور

ستكون مسؤولاً عن دعم عمليات الوحدة من خلال تنظيم الاجتماعات ومتابعة المهام وتنسيق المراسلات الداخلية والخارجية.

المسؤوليات

• تنظيم وتنسيق العمل الإداري: دعم عمليات الوحدة من خلال تنظيم الاجتماعات ومتابعة المهام وتنسيق المراسلات الداخلية والخارجية.
• إدارة الوثائق والمستندات: الإشراف على تنظيم وأرشفة الملفات القانونية والتأكد من سهولة الوصول إليها وفقاً للإجراءات المعتمدة.
• متابعة الالتزام بالمواعيد النهائية: ضمان إنجاز الأعمال القانونية والإدارية وفق الجداول الزمنية المحددة.
• تحسين آلية الاتصال الداخلي: تسهيل تدفق المعلومات بين فرق العمل المختلفة، وتنسيق الاجتماعات وورش العمل.
• دعم إعداد العروض التقديمية والمراسلات: صياغة وإعداد المستندات الرسمية والمراسلات الخاصة بالوحدة.
• إدارة العلاقات مع الجهات المعنية: التواصل مع الجهات الداخلية والخارجية لضمان تنفيذ الأعمال الإدارية بكفاءة.
• التوصيات بتحسينات إدارية: اقتراح وتطبيق آليات جديدة لتحسين سير العمل الإداري داخل الوحدة.
• متابعة الإجراءات المطلوبة والمواعید النھائیة، والتواصل مع الموظفین المعنیین لضمان إنجازھا في الوقت المحدد.
• مراجعة تنسيق ونموذج مسودات الخطابات قبل تقديمها للتوقيع، والتأكد من إدراج رقم المرجع والتاريخ الصحيحين.
• ترجمة المستندات القصيرة (جداول إكسل، التقارير، الخطابات، الرسائل الإلكترونية، إلخ) من الإنجليزية إلى العربية والعكس.
• جمع وتوحيد المدخلات المطلوبة من أقسام إدارة التنظيم والمنافسة للتقارير التي تطلبها الإدارات والوحدات الأخرى، وتوزيع التقارير المجمعة (مثل: التقرير الشهري، المبادرات الاستراتيجية والخطة التشغيلية، خطة الميزانية) على الإدارات المعنية.
• استقبال الاستفسارات من المراجعين وتوجيههم إلى الأقسام المعنية في إدارة التنظيم والمنافسة.
• مراجعة جداول أوقات المستشارين للتأكد من دقتها وصحتها.

المؤهلات

شهادة بكالوريوس في ادارة الاعمال او بكلوريوس في اي مجال ذي صلة

يجب أن يكون لدى المرشح خبرة جيدة في التنسيق الإداري.

المهارات المطلوبة

• مهارات اللغة العربية (تحدثاً وكتابة وقراءة).
• خبرة في إدارة الوثائق والمستندات.
• قدرة على تنظيم الاجتماعات ومتابعة المهام.
• مهارات تواصل قوية.

المهارات المفضلة

• خبرة سابقة في بيئة عمل مشابهة.
• معرفة في تحسين العمليات الإدارية.