ÜBER UNS

OPTIMUSE ist ein Wiener AI-Startup, das die Immobilien- und Baubranche revolutioniert. Wir liefern der weltweit größten Asset-Klasse Insights, die sie vorher nicht hatte – sowohl vor dem Bau als auch zur Optimierung des Bestands. Unsere KI Hans generiert auf Basis von Bauphysik, Simulation und Engineering sofort tiefe Einblicke in Kosten, Risiken und Optimierungspotenziale. Hinter uns stehen internationale Investoren; unser Team von rund 25 Personen aus ca. 10 Nationen bringt echte Engineering-Tiefe in jede Analyse. Werde jetzt Teil davon!

JOB DESCRIPTION

Wir sind auf Wachstumskurs und legen jetzt schon die Grundlagen für die nächste Phase. Dafür suchen wir eine Person, die die operative und administrative Seite des Unternehmens verantwortet, Strukturen mit aufbaut und Lust hat, gemeinsam mit uns zu wachsen und nach und nach mehr Verantwortung zu übernehmen. 

In dieser Rolle übernimmst du eine zentrale Funktion in unserem Unternehmen. Du koordinierst anfangs allgemeine HR-, Finance- und Office-Themen und mit unserem Wachstum wächst auch deine Verantwortung: von operativen Aufgaben hin zu Themen wie Recruiting, Unterstützung im Controlling und interner Kommunikation.

DEINE AUFGABEN

Finance & Administration

• Pflege und Weiterentwicklung unseres Spend-Management-Tools Moss
• Vorbereitung von Belegen und Vorkontierungen
• Unterstützung bei der Abrechnung von Förderprojekten (FFG, AWS)
• Verwaltung von Tools, Hardware und laufenden Abos
• Enge Zusammenarbeit mit unserem Head of Finance

People & HR

• Erste Anlaufstelle für operative HR-Themen (z.B. unser HR-Tool Personio, Management von Dienstverträgen)
• Organisation und Begleitung des Onboardings neuer Mitarbeiter:innen
• Schrittweise Übernahme von Verantwortung in Recruiting und Personalentwicklung

Office & Team

• Zentrale Ansprechperson für sämtliche Office-Themen
• Aufbau und Optimierung effizienter, skalierbarer Prozesse
• Automatisierung von wiederkehrenden Aufgaben mithilfe von passenden Tools
• Eigenständige Planung und Organisation von Teamevents (ca. 2-3 pro Quartal, inkl. Budgetverantwortung)

DEIN PROFIL

Was wir uns vorstellen

• 1–3 Jahre Berufserfahrung, idealerweise in einem Startup, Scale-up oder einem dynamischen Umfeld
• Abgeschlossenes BWL-Studium (Bachelor)
• Erfahrung im Umgang mit MS Office
• Genauigkeit, Verlässlichkeit, und Stärke in der Priorisierung von Aufgaben
• Deutsch auf Muttersprachniveau, sicheres Englisch im Arbeitsalltag
• Ownership-Gedanke & Proaktivität: Du erkennst was zu tun ist, handelst proaktiv und übernimmst Verantwortung für deine Themen

WARUM WIR?

Was dich erwartet

• Eine Rolle mit viel Gestaltungsspielraum und Entwicklungspotenzial
• Direkte Zusammenarbeit mit dem Gründerteam
• Die Möglichkeit, Strukturen aktiv mit aufzubauen und zu prägen
• Ein wachsendes Umfeld, in dem deine Verantwortung schnell zunimmt
• Home-Office-Möglichkeiten, modernes Büro im 2. Bezirk, Essenszuschuss (5 €/Tag)

Das KV-Mindestgehalt für diese Position beträgt €2.547,00 brutto/Monat (Vollzeit-Basis). Das tatsächliche Gehalt richtet sich nach Qualifikation und Erfahrung - eine marktkonforme Überzahlung ist für uns selbstverständlich.