Personalo specialistas (-ė) / HR Compliance Specialist

Pareigos:

Personalo specialistas atsakingas už Lietuvos darbo kodekso taikymą bei jo nuostatų laikymąsi, darbo sutarčių, trumpalaikių sutarčių ir darbo laiko apskaitos dokumentų (įskaitant studentus dirbančius valandinį darbą ir vasaros stovyklų darbuotojus) administravimą. Jis taip pat padeda užsieniečiams darbuotojams naudotis Sodros sistema ir organizuoja privalomus mokymus visiems darbuotojams, užtikrindamas jų teises bei saugią darbo aplinką. Personalo specialistas prisideda prie LCC vertybių įgyvendinimo ir padeda puoselėti organizacinę kultūrą, kurioje darbuotojai gali augti ir tobulėti.

Lietuvos darbo kodekso nuostatų įgyvendinimas

• Rengti ir tvarkyti darbo sutartis.
• Administruoti įdarbinimo, atleidimo ir kitus neatvykimo į darbą procesus.
• Administruoti darbo sutarčių pakeitimus (sąlygos, atlyginimų pokyčiai).
• Administruoti kasmetines bei nemokamas atostogas.
• Administruoti minimalaus atlyginimo pakeitimus.
• Koordinuoti privalomus darbuotojų sveikatos patikrinimus.
• Dokumentuoti kitus su Darbo kodeksu susijusius klausimus (darbo sutarties nutraukimo pagrindus, įsakymus ir kt.).
• Puikiai išmanyti Lietuvos darbo kodeksą ir migracijos teisę.
• Nuolat sekti Lietuvos darbo kodekso pokyčius.
• Užtikrinti, kad LCC Personalo Skyriaus tvarka ir taisyklės atitiktų darbo teisės reikalavimus.
• Užtikrinti darbų saugos reikalavimų laikymąsi.
• Dalyvauti mokymuose, seminaruose, konferencijose darbo teisės klausimais.
• Užtikrinti, kad personalo procesai atitiktų BDAR (duomenų apsaugos) reikalavimus.
• Peržiūrėti ir atnaujinti Darbuotojų politiką ir tvarkas (Employee Handbook).
• Vesti ir organizuoti privalomus mokymus naujiems ir esamiems darbuotojams.

Sodros ataskaitos ir dokumentacija

• Laiku ir tikslingai teikti Sodros formas (įdarbinimo ir atleidimo SD1, SD2, motinystės/vaiko priežiūros atostogų SD9, tėvystės atostogų formas, nemokamų atostogų SD12).
• Vesti pateiktų dokumentų apskaitą.
• Stebėti motinystės atostogų pabaigos datas ir informuoti vadovus.
• Administruoti darbuotojų nedarbingumą.
• Užtikrinti, kad užsieniečiai suprastų medicinos, mokesčių ir pensijų sistemos ypatumus.

Darbo užmokesčio administravimas

• Tvirtinti mėnesio darbo valandas, viršvalandžius ir darbą poilsio dienomis, pateikiant informaciją buhalterijai.
• Teikti buhalterijai informaciją apie darbo sąlygų pakeitimus.

Studentai asistentai ir stovyklų darbuotojai

• Administruoti studentų asistentų sutartis.
• Konsultuoti vadovus dėl tabelių, darbo teisės reikalavimų bei įdarbinimo / atleidimo procesų.
• Administruoti vasaros stovyklų darbuotojų sutartis.

Dėstytojų registras

• Tvarkyti ir teikti dėstytojų duomenis į registrą (sutarties pradžios/pabaigos datos, išsilavinimas, kita informacija).

Organizacinė kultūra

• Vadovautis LCC vertybėmis kasdienėje veikloje ir santykiuose.
• Bendradarbiauti su vadovybe, integruojant institucines vertybes į organizacijos kultūrą.
• Padėti Generalinei administracijos vadovei vykdyti darbuotojų veiklos vertinimą ir atlygio sistemos procesus.
• Prisidėti prie Personalo skyriaus organizuojamų renginių ir padėti juos organizuoti.

Reikalavimai kandidatui

Išsilavinimas: aukštasis universitetinis išsilavinimas (bakalauro laipsnis).

Kalba: Būtinos puikios anglų ir lietuvių kalbų žinios.

Patirtis:

• Ne mažiau kaip 3 metų darbo patirtis personalo srityje.
• Privalumas- patirtis aukštojo mokslo institucijose.
• Privalumas- darbo ar studijų patirtis LCC tarptautiniame universitete.

Motyvacija:

• Siekis kokybiškai aptarnauti darbuotojus ir dėstytojus.
• Noras gerinti kasdienę darbo patirtį.
• Gebėjimas kurti ir prižiūrėti efektyvias sistemas, atitinkančias darbuotojų poreikius.
• Įsipareigojimas užtikrinti saugią ir teisingą darbo aplinką.

Įgūdžiai:

• Orientacija į žmones, jautrumas darbuotojų poreikiams.
• Puikūs tarpkultūrinės komunikacijos įgūdžiai.
• Puikios rašytinės ir žodinės lietuvių ir anglų kalbos žinios.
• Išskirtiniai organizaciniai gebėjimai, dėmesys detalėms.
• Puikūs gebėjimai spręsti problemas.
• Darbo ir migracijos teisės išmanymas.
• Gebėjimas sklandžiai bendradarbiauti su skirtingų skyrių darbuotojais.

Kita:

• Darbo su Sodra ir Užimtumo tarnyba patirtis.
• Puikūs įgūdžiai Office 365 aplinkoje (ypač Excel ir Word).
• Darbo užmokesčio sistemų išmanymas (LCC naudoja Rivile).

Atlyginimas

1600-1800 EUR/mėn prieš mokesčius.

Prašome siųsti savo CV anglų kalba.



Position Summary: The HR Compliance Specialist is responsible for knowing and interpreting the Lithuanian Labor Code and for legal documentation related to faculty and staff employment and short-term contracts and timesheets for hourly student employees and summer camp employees. The HR Compliance Specialist also trains and supports foreign employees to navigate the Lithuanian SoDra system and provides compliance training to all employees ensuring they are equipped and protected. This position demonstrates and supports LCCs core values as a member of the HR team responsible for creating a culture and community where employees flourish.

Duties and Responsibilities:

Lithuanian Labor Code Compliance

• Create and file work contracts
• Administer hiring, termination, and other not-coming-to-work bases.
• Administer work contract changes (loads, terms, salary changes).
• Administer scheduled vacation (annual and non-paid).
• Administer changes in minimum wage.
• Coordinate required annual on-site medical exams for faculty and staff.
• Document other Labor Code related issues (basis for work contract termination, QRs, etc.).
• Demonstrate a strong working knowledge of the Lithuanian labor Code and Migration Law.
• Ensure LCC HR policies are current with Lithuanian Labor Code.
• Ensure workplace safety requirements are known and met at LCC.
• Participate as needed in meetings, seminars, conferences related to maintaining current Labor Code knowledge.
• Ensure all employment-related processes comply with data privacy law (GDPR).
• Review and update the Employee Handbook as necessary to reflect current policies.
• Provide mandatory compliance training for new and existing employees.

Sodra Reports and Documentation

• Ensure required SoDra reports (hiring and termination forms SD1, SD2), giving birth leave (NP SD), maternity leave (SD9) and paternity leave forms, non-paid vacation leave (SD12) are accurate and completed on time.
• Maintain accurate record of submissions.
• Oversee maternity end dates and keep supervisors informed.
• Administer sick leave.
• Ensure expatriates understand relevant SoDra medical, tax, and pension information.

Payroll Administration

• Confirm monthly hours for timecards, overtime and work-on-day-off to accounting.
• Submit payroll changes to accounting based on approved changes to employment terms.

Employment of Student Assistants and Camp Employees

• Administer contracts for Student Assistants.
• Provide guidance and support to dept chairs and dept managers with timecards, labor code regulations and hiring/firing processes related to student assistants.
• Administer contracts for Summer Camp Employees.

Faculty Registry

• Maintain and submit faculty employment data to the Faculty registry (start/end date of the contracts, education, FTE, other data).

Organizational Development / Culture

• Demonstrate LCCs values in all internal and external communication and relationships.
• Partner with leadership to infuse institutional values into LCCs corporate culture.
• Support COO with faculty and staff performance management processes and related compensation systems.
• Assist in arranging HR-sponsored events (i.e., August Staff/Faculty Retreat, Employee Thanksgiving, Christmas Party, April Employee Appreciation, and May Matters).

Job Requirements:

QUALIFICATIONS:

• Education: Relevant bachelors degree required
• Experience: At least 3 years of related HR experience
• Familiarity with higher education (preferred)
• Familiarity with LCC International University (preferred)

Language :

Passion: To serve faculty and staff with excellence. To make daily work life better. To develop and maintain efficient systems that serve faculty and staff needs. To ensure employees experience a safe and fair work environment.

Skills:                  

• People-oriented and sensitive to employee concerns;
• Strong cross-cultural communication skills;
• Excellent written and verbal communication skills in both Lithuanian and English; Russian is helpful.
• Exceptional organizational skills;
• Detail orientation;
• Understanding of employment law;
• Ability to communicate with employees at all levels;
• Excellent problem-solving skills;
• Proficiency with SoDra and Užimtumo tarnyba reporting requirements;
• Proficiency in Office 365 environment;
• Proficiency in Excel and Word; and
• Familiarity with payroll systems (LCC uses Rivile).

Salary:

1600 -1800 Eur/month before tax.